Hóa đơn điện tử

XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO TỪNG ĐƠN HÀNG

1. Giới thiệu chung

1.1 Tên tính năng

Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng

1.2 Đối tượng sử dụng

• Chủ shop / người bán hàng

1.3 Mục đích

Tính năng cho phép chủ shop xuất hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế cho từng đơn hàng thông qua các nhà cung cấp hóa đơn điện tử bên thứ 3.

Hiện tại hệ thống hỗ trợ kết nối với:

• Viettel eInvoice

• FPT eInvoice

---

2. Thiết lập kết nối hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập module Hóa đơn điện tử

Vào menu Hóa đơn điện tử trên hệ thống.

Bước 2: Thêm mới kết nối

1. Chọn Thêm mới kết nối

2. Nhập các thông tin cơ bản:

   • Tên kết nối

   • Nền tảng: Viettel hoặc FPT

3. Nhập thông tin xác thực:

   • Mã số thuế

   • Tài khoản

   • Mật khẩu

Bước 2.1: Cấu hình đối với Viettel eInvoice

Loại hóa đơn

• Chọn "Hóa đơn giá trị gia tăng"

Trạng thái hóa đơn

• Tạo và phát hành

• Tạo và chưa phát hành

Mẫu hóa đơn & ký hiệu : Chọn mẫu hóa đơn bạn cần

Bước 2.2: Cấu hình đối với FPT eInvoice

Loại hóa đơn

• Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền

• Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền

Trạng thái hóa đơn

• Tạo và phát hành

• Tạo và chưa phát hành

Mẫu hóa đơn & ký hiệu : Chọn mẫu hóa đơn bạn cần

Trạng thái hóa đơn

Tạo và phát hành - Hóa đơn được tạo, ký số và gửi ngay lên Cơ quan Thuế. - Hóa đơn có mã thuế, không chỉnh sửa được. - Phù hợp khi muốn xuất hóa đơn ngay.

Tạo và chưa phát hành - Hóa đơn chỉ ở bản nháp, chưa gửi Cơ quan Thuế. - Có thể kiểm tra lại và phát hành sau. - Phù hợp khi cần soát thông tin trước.

---

3. Thiết lập thuế GTGT cho sản phẩm

Sau khi tạo kết nối thành công, cần cấu hình thuế để đảm bảo xuất hóa đơn chính xác.

Cấu hình tại module Sản phẩm

Mỗi sản phẩm có thể áp dụng mức thuế khác nhau.

Các thông tin cần thiết lập:

1. Thuế nhập hàng mặc định 2. Thuế bán hàng mặc định

Áp dụng một trong các mức thuế sau:

• Không kê khai nộp thuế (KKKNT)

• Không chịu thuế (KCT)

• VAT 0%

• VAT 5%

• VAT 8%

• VAT 10%

3. Áp dụng thuế

• Giá bán đã bao gồm thuế

• Giá bán chưa bao gồm thuế

---

4. Cấu hình thuế nhập hàng (Module Kho hàng)

• Thuế nhập hàng sẽ hiển thị giá trị % thuế

• Giá trị này được lấy theo cấu hình tại module Sản phẩm

---

5. Cấu hình thuế trong Quản lý bán hàng

Các cấu hình cần thiết:

5.1 Áp dụng thuế cho sản phẩm

• Sản phẩm thường: Áp dụng thuế theo cấu hình tại module Sản phẩm

• Sản phẩm tùy chỉnh (sản phẩm ảo): Áp dụng một mức % thuế cố định cho tất cả sản phẩm ảo

Với cả hai loại sản phẩm, người dùng chọn:

• Giá bán đã bao gồm thuế

• Giá bán chưa bao gồm thuế

5.2 Trạng thái đơn hàng được phép tạo hóa đơn

(Cho phép chọn nhiều trạng thái)

• Đã nhận

• Đã gửi hàng

• Đã hoàn

---

6. Tạo hóa đơn điện tử từ đơn hàng

• Khi đơn hàng đạt trạng thái cho phép (ví dụ: Đã nhận)

• Hệ thống hiển thị nút “Tạo hóa đơn điện tử”

• Nhấn nút để tạo hóa đơn

• Hóa đơn có gửi ngay lên Cơ quan Thuế hay không sẽ phụ thuộc vào cấu hình đã chọn

• Ngoài ra, người dùng có thể chọn nhiều đơn hàng và tạo hóa đơn hàng loạt

Tại popup Xuất hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động kiểm tra các đơn hàng theo 2 điều kiện:

1. Đơn hàng chưa được gửi sang hệ thống hóa đơn điện tử

2. Trạng thái đơn hàng hợp lệ để tạo hóa đơn Trạng thái đơn phải nằm trong danh sách được phép tạo hóa đơn theo cấu hình.

Các đơn hàng không thỏa mãn một trong hai điều kiện trên sẽ được xếp vào nhóm Thiếu thông tin và không được tạo hóa đơn.

---

7. Danh sách hóa đơn điện tử

Sau khi xuất hóa đơn từ đơn hàng (từng đơn hoặc hàng loạt), các hóa đơn sẽ được tự động hiển thị trong module Hóa đơn điện tử để người dùng theo dõi và quản lý.

Đối với các hóa đơn đã được gửi và chấp nhận bởi Cơ quan Thuế, hệ thống sẽ hiển thị thêm các thông tin:

• Số hóa đơn Ví dụ: C25TTK3067

• Ký hiệu hóa đơn Ví dụ: C22TTK

Các thông tin này chỉ xuất hiện khi hóa đơn đã phát hành thành công và có giá trị pháp lý.

Phát hành lại hóa đơn bị lỗi

Đối với các hóa đơn gửi Cơ quan Thuế bị lỗi, hệ thống sẽ hiển thị nút “Phát hành lại hóa đơn” để người dùng thực hiện gửi lại hóa đơn sau khi kiểm tra và chỉnh sửa thông tin (nếu cần).