Đơn hàng

1. Tổng quan

Chức năng Đơn hàng là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý bán hàng, được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình từ khâu tạo đơn, xử lý, giao hàng cho đến thanh toán. Đây là nơi tập trung mọi thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng, giúp người quản lý và nhân viên:

• Quản lý luồng đơn hàng (Workflow): Theo dõi và thay đổi trạng thái của từng đơn hàng trong suốt chu trình từ Mới -> Hoàn thành.

• Hỗ trợ nhân viên và quản lý cửa hàng kiểm soát doanh số, trạng thái đơn hàng theo từng chi nhánh và khoảng thời gian.

• Giúp hệ thống tự động hóa quy trình bán hàng và đảm bảo dữ liệu đồng bộ giữa các bộ phận.

• Nhanh chóng tìm kiếm, tạo mới, chỉnh sửa hoặc hủy bỏ bất kỳ đơn hàng nào.

2. Tìm kiếm và lọc đơn hàng

Khi hệ thống có hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, việc tìm kiếm thủ công sẽ mất nhiều thời gian. Chức năng Tìm kiếm và Lọc giúp người dùng rút ngắn thao tác kiểm tra thông tin, đồng thời hỗ trợ đối chiếu dữ liệu chính xác khi cần xử lý hoặc xác minh đơn hàng.

(1). Tìm kiếm nhanh

• Nhập Mã đơn hàng, Tên khách hàng hoặc Số điện thoại vào thanh tìm kiếm (phía trên góc phải).

• Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị kết quả phù hợp ngay khi nhập.

(2). Lọc

• Lọc theo thời gian : Chọn khoảng thời gian cần xem: hôm nay, tuần này, tháng này hoặc tùy chọn theo ngày.

• Lọc theo trạng thái đơn hàng : Lọc theo trạng thái như: Mới, Chờ lấy hàng , Đang giao, Hoàn thành, Đã hủy, Đã hoàn, Tất cả.

3. Thống kê

Khu vực này đóng vai trò như một báo cáo hiệu suất tức thời, cho phép ban quản lý và nhân viên vận hành đánh giá nhanh tình hình kinh doanh trong khung thời gian đã chọn (mặc định là 30 ngày).

• Tổng doanh số : Tổng tiền bán hàng trong khoảng thời gian chọn ⇒ So sánh theo kỳ để đánh giá doanh thu và vận hành.

• Doanh thu từ Remarketing : Tổng giá trị đơn hàng đến từ chiến dịch remarketing (quảng cáo nhắm khách đã tương tác) => Đo hiệu quả chiến dịch, tính ROI quảng cáo.

• Tổng giao dịch : Số lượng đơn hàng đã tạo trong kỳ =>Theo dõi khối lượng bán, dùng để tính conversion rate và năng lực xử lý.

• Đơn thành công / Đơn hủy : Số đơn hoàn tất giao & thanh toán và số đơn bị hủy trong kỳ ⇒ Phân tích nguyên nhân hủy, cải thiện quy trình xử lý – logistics hoặc chăm sóc khách.

4. Danh sách đơn hàng

• Màn hình Danh sách đơn hàng là nơi người dùng có thể quan sát toàn bộ các đơn hàng đã và đang được xử lý trong hệ thống. Ngay khi truy cập, hệ thống sẽ hiển thị bảng danh sách các đơn hàng được sắp xếp theo thời gian đặt hàng mới nhất.

• Mỗi hàng ngang trong bảng đại diện cho một Đơn hàng (DH) cụ thể với đầy đủ thông tin:

1. Mã đơn hàng : Mã định danh duy nhất của đơn hàng, có gán thời gian đặt hàng.

2. Trạng thái : Gồm các trạng thái Mới , Chờ lấy hàng, Đang giao, Đã giao, Đã hủy, Đơn hoàn.

3. Khách hàng : Hiển thị thông tin cơ bản của khách hàng như Ảnh , Tên, Số điện thoại.

4. Sản phẩm : Hiển thị Ảnh, Tên và số lượng sản phẩm .

5. Tổng tiền : Tổng giá trị cần thanh toán cho đơn hàng này.

6. Thanh toán : Tình trạng hoàn tất thanh toán.

7. Thao tác : Gồm các hành động sửa, xóa đơn hàng.

5. Thêm mới đơn hàng

• Nhấn nút “Thêm mới” để tạo đơn hàng mới.

• Hệ thống sẽ chuyển đến giao diện Tạo đơn hàng, tại đây bạn cần nhập các thông tin cần thiết:

Thông tin khách hàng:

• Nếu khách hàng đã có trong hệ thống, bạn chỉ cần nhập tên hoặc số điện thoại vào ô Chọn khách hàng để tìm kiếm.

• Ngoài ra khi bạn nhập số điện thoại đã tồn tại, hệ thống sẽ tự động gợi ý thông tin khách hàng tương ứng, giúp bạn tiết kiệm thời gian.

• Nếu khách hàng chưa có trong hệ thống, bạn cần nhập đầy đủ thông tin gồm: tên, số điện thoại và địa chỉ để lưu vào cơ sở dữ liệu.

Sản phẩm

• Nhấn chọn sản phẩm có sẵn trong danh sách . Sau đó chọn số lượng mà bạn mong muốn, có thể nhâp giảm giá nếu có và nhập ghi chú. Màn hình sẽ hiển thị được như sau :

Hình thức

• Có 3 hình thức là Giao hàng, Ăn tại chỗ và Mang đi . Trong đó với hình thức giao hàng sẽ có thêm khoản phí phát sinh là Phí vận chuyển, hai hình thức còn lại không áp dụng.

• Bạn hãy chọn 1hình thức phù hợp.

Tổng tiền

Các hạng mục chi phí được trình bày rõ ràng để người dùng theo dõi và điều chỉnh:

• Tổng tiền món : Tổng giá trị gốc của tất cả sản phẩm trong đơn hàng.

• Voucher giảm giá : Bạn có thể áp dụng mã giảm giá tại đây. Khoản tiền được trừ ra nhờ việc áp dụng mã giảm giá

• Phí vận chuyển : Chỉ áp dụng cho phương thức giao hàng.

• Phụ thu : Các khoản phí phát sinh khác (ví dụ: phí đóng gói đặc biệt, phụ thu ngoài giờ, v.v.).

• Thành tiền : tổng số tiền cuối cùng khách hàng phải trả, được hệ thống tự động tính toán. Giá trị này được cập nhật ngay lập tức mỗi khi bạn điều chỉnh một trong các hạng mục chi phí ở trên.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, hấn nút Lưu để hoàn tất quá trình tạo đơn hàng. Bạn có thể theo dõi trạng thái đơn ở màn danh sách.

6. Chỉnh sửa đơn hàng

Bạn chỉ có thể chỉnh sửa những đơn hàng có trạng thái là Mới và Chờ lấy hàng. Còn các đơn hàng có các trạng thái như Đang giao, Đã giao, Đã hủy, Đơn hoàn không được phép chỉnh sửa mà chỉ được xem thông tin thôi.

• Để chỉnh sửa đơn hàng, nhấn vào biểu tưởng cây bút trên màn danh sách :

• Giao diện chứa thông tin đơn hàng hiện ra:

• Bạn có thể tiến hành chỉnh sửa :

• (1). Thông tin khách hàng

• (2). Sản phẩm

• (3). Hình thức

• (4). Cập nhật Trạng thái đơn hàng : Trạng thái phải được cập nhật theo đúng quy trình từ Mới → Chờ lấy hàng → Đang giao → Đã giao / Đơn hoàn / Đã hủy. Việc cập nhật đúng trạng thái giúp bộ phận giao hàng và kế toán phối hợp chính xác.

• Nhấn nút Lưu để hoàn tất chỉnh sửa. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Cập nhật thành công” và lưu lịch sử thay đổi.

Ngoài ra , người dùng có thể thay đổi trạng thái đơn hàng trực tiếp từ danh sách, hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả mà không cần truy cập vào từng chi tiết đơn.

Hiển thị popup Xác nhận, nhấn Huỷ để huỷ bỏ thao tác hoặc nhấn Xác nhận để hoàn tất tuỳ chỉnh trạng thái đơn hàng.

7. Xóa đơn hàng

Chỉ được phép xóa các đơn hàng có trạng thái “Mới”. Những đơn hàng ở trạng thái Chờ lấy hàng, Đang giao, Đã giao, Đã hủy hoặc Đơn hoàn không thể xóa, để đảm bảo tính toàn vẹn và lịch sử xử lý đơn.

• Để xóa đơn hàng, nhấn vào biểu tượng thùng rác ngoài màn danh sách.

• Hiển thị popup xác nhận :

• Nhấn chọn Xác nhận để hoàn tất thao tác xóa đơn hàng này hoặc chọn Hủy để hủy bỏ thao tác.