Phân quyền khách hàng

TÍNH NĂNG PHÂN QUYỀN KHÁCH HÀNG

1. TỔNG QUAN

1.1. Mục đích

Tính năng Phân quyền khách hàng trên app.vn được thiết kế để kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập dữ liệu khách hàng. Việc phân quyền dựa trên phạm vi hoạt động và vai trò của từng nhân viên, giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng.

• Phân định rõ ràng trách nhiệm chăm sóc và quản lý của từng cá nhân/phòng ban.

1.2. Định nghĩa

Phân quyền khách hàng là việc giới hạn các hành động của nhân viên (Xem, Sửa, Xóa) đối với một hồ sơ khách hàng cụ thể, được xác định thông qua 2 yếu tố:

• Phạm vi chi nhánh: Chi nhánh mà nhân viên đang trực thuộc.

• Vai trò (Team Roles): Quyền hạn được gắn trực tiếp cho nhân viên trên từng hồ sơ khách hàng.

2. CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG

Hệ thống nhận diện và phân quyền dựa trên 2 yếu tố định danh chính khi một hồ sơ khách hàng được tạo ra:

• Chi nhánh: Mỗi khách hàng sẽ thuộc về một chi nhánh cụ thể. Chi nhánh có thể do người dùng tự chọn khi tạo mới thủ công, hoặc hệ thống tự động lấy từ đơn hàng (nếu khách hàng được tạo qua luồng lên đơn).

• Teams (Vai trò/Nhân sự phụ trách): Mỗi khách hàng sẽ được gắn với một hoặc nhiều nhân sự phụ trách. Vai trò cũng tương tự như chi nhánh (gắn thủ công hoặc tự động theo đơn hàng).

3. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH PHÂN QUYỀN

Để hệ thống phân quyền hoạt động đúng, quản trị viên cần thực hiện thiết lập theo các bước sau tại module Khách hàng.

3.1. Kích hoạt module Phân quyền hệ thống (Điều kiện tiền đề)

Trước khi đi sâu vào việc định nghĩa các bộ quyền hay gán vai trò cho nhân sự, quản trị viên cần đảm bảo tính năng "Phân quyền" đã được bật hiển thị trên giao diện làm việc.

• Vị trí thiết lập: Truy cập Cài đặt ->Chọn tab Phân quyền

• Thao tác thực hiện:

  • Tại danh sách các menu chức năng, tìm đến tùy chọn Phân quyền

  • Gạt công tắc (toggle) sang trạng thái bật (màu xanh) để kích hoạt hiển thị và sử dụng tính năng này.

  • Nhấn nút Lưu ở góc trên cùng bên phải của khối cấu hình để hệ thống ghi nhận.

3.2. Thiết lập các bộ Quyền (Quyền hạn chi tiết)

Trước khi gán quyền cho nhân viên, quản trị viên cần định nghĩa các "Nhóm quyền" với các mức độ thao tác khác nhau.

• Vị trí: Truy cập Cài đặt -> Phân quyền -> Chuyển sang tab Quyền. Tại đây sẽ hiển thị danh sách các bộ quyền đã được tạo.

• Chỉnh sửa/Thêm mới bộ quyền: Khi click vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa hoặc tạo mới bằng cách bấm vào nút thêm mới, màn hình pop-up Chỉnh sửa quyền sẽ hiện ra. Tại đây, quản trị viên sẽ tick chọn các hành vi mà bộ quyền này được phép thao tác trong mục Quản lý khách hàng:

A. Thiết lập Thông tin chung

• Tên: Đặt tên gợi nhớ cho bộ quyền (VD: Sale miền Bắc, Marketing, Kho...).

• Mô tả: Mô tả ngắn gọn về phạm vi của bộ quyền này.

• Trạng thái kích hoạt: Bật để cho phép áp dụng bộ quyền này cho nhân viên.

B. Phân cấp chức năng chi tiết

Giao diện được chia thành các nhóm chức năng chính, mỗi nhóm có một công tắc tổng để bật/tắt quyền truy cập nhanh. Quản trị viên cần tick chọn từng checkbox để cấp quyền cụ thể:

1. Nhóm: Quản lý khách hàng (Customer Management)

Đây là nhóm quyền cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên nhìn thấy và thao tác trên tệp khách hàng.

• Tính năng cơ bản:

  • Xem toàn bộ Khách hàng của chi nhánh (Ngang quản trị chi nhánh): Đây là switch quan trọng.

    • Nếu TICK: Chuyển sang mô hình Phân quyền theo Chi nhánh. Nhân viên sẽ thấy TẤT CẢ khách hàng thuộc chi nhánh của mình.

    • Nếu KHÔNG TICK: Giữ mô hình Phân quyền theo Nhân viên phụ trách. Nhân viên CHỈ thấy khách hàng mà họ được gắn vai trò.

  • Thêm khách hàng: Cho phép tạo mới hồ sơ khách hàng.

  • Sửa khách hàng: Cho phép cập nhật thông tin trên hồ sơ khách hàng.

  • Xóa khách hàng: Cho phép xóa hồ sơ khách hàng.

• Tính năng nâng cao:

  • Hợp trùng khách hàng: Cho phép thực hiện thao tác gộp các hồ sơ khách hàng bị trùng.

  • Nhập file Excel (Import): Cho phép đưa dữ liệu khách hàng hàng loạt vào hệ thống từ file Excel.

  • Xuất file Excel (Export): Cho phép tải dữ liệu danh sách khách hàng ra file Excel

2. Nhóm: Phân nhóm khách hàng (Customer Grouping)

Kiểm soát quyền thao tác trên các nhóm khách hàng.

• Master Toggle: Bật/tắt toàn bộ quyền thao tác trên nhóm khách hàng.

• Checkbox chi tiết: Thêm nhóm, Sửa nhóm, Xóa nhóm khách hàng.

3. Nhóm: Quản lý tổ chức (Organization Management)

Kiểm soát quyền thao tác trên các thông tin tổ chức, doanh nghiệp (đối với mô hình B2B).

• Master Toggle: Bật/tắt toàn bộ quyền thao tác trên tổ chức.

• Checkbox chi tiết: Thêm tổ chức, Sửa tổ chức, Xóa tổ chức.

4. Nhóm: Quản lý thuộc tính (Attribute Management)

Kiểm soát quyền thay đổi cấu trúc dữ liệu khách hàng.

• Master Toggle: Bật/tắt toàn bộ quyền thao tác trên thuộc tính.

• Checkbox chi tiết:

  • Thêm, Sửa, Xóa thuộc tính tùy chỉnh: Cho phép định nghĩa các trường thông tin mới cho khách hàng.

  • Thêm, Sửa, Xóa thư mục: Cho phép quản lý thư mục thuộc tính.

5. Nhóm: Cài đặt (Settings)

Hệ thống cũng cho phép phân cấp quyền truy cập vào phần Cài đặt của module khách hàng. Quản trị viên chỉ nên cấp quyền này cho cấp quản lý.

(Đừng quên nhấn Lưu sau khi đã cấu hình xong tất cả các checkbox).

3.3. Phân bổ Vai trò, Chi nhánh và Quyền cho Nhân viên

Sau khi đã có các "Nhóm quyền", bước tiếp theo là áp dụng chúng cho từng nhân viên cụ thể.

• Chuyển sang tab Nhân viên. Giao diện sẽ hiển thị danh sách toàn bộ nhân sự kèm các thông tin phân quyền.

• Chọn nhóm quyền ở 3.2

4. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ)

Q1: Nếu tạo khách hàng thủ công (không thông qua luồng đơn hàng) thì branchId và teamRoles được xác định thế nào?

A: Hệ thống sẽ tự động gắn branchId là chi nhánh mặc định (chi nhánh đầu tiên của nhân viên đó) và teamRoles là chính nhân viên đang thao tác tạo khách hàng đó.

Q2: Hệ thống đã vận hành được một thời gian, giờ tôi muốn đổi phương thức phân quyền có được không?

A: Hoàn toàn được. Tuy nhiên, cấu hình mới sẽ chỉ áp dụng cho các dữ liệu phát sinh sau thời điểm thay đổi. Dữ liệu cũ sẽ không tự động cập nhật lại.

Q3: Khi một nhân viên luân chuyển công tác sang chi nhánh khác, quyền truy cập khách hàng thay đổi ra sao?

A:

• Nếu đang cấu hình Phân quyền theo chi nhánh: Nhân viên sẽ ngay lập tức mất quyền xem khách hàng ở chi nhánh cũ, và được cấp quyền xem toàn bộ khách hàng ở chi nhánh mới.

• Nếu đang cấu hình Phân quyền theo nhân viên phụ trách: Không có sự thay đổi. Nhân viên vẫn giữ quyền quản lý các khách hàng cũ trừ khi Admin chủ động gỡ teamRoles của họ khỏi các khách hàng đó.