Thao tác với đơn hàng

Tổng quát

Các thao tác với đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường quản lý, xử lý đơn hàng một cách hiệu quả và cải thiện quy trình bán hàng của nhà bán hàng. Việc nắm tổng quan về đơn hàng giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu các lỗi có thể phát sinh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Thao tác

1. Cập nhật đơn hàng

Người dùng có thể chỉnh sửa, cập nhật và theo dõi thông tin chi tiết trên một đơn hàng bằng cách bấm vào Mã đơn hàng trên danh sách đơn.

Lưu ý:

• Những đơn hàng đang ở trạng thái Nháp, Đơn mới, Chờ, Lên đơn cho phép người chỉnh sửa thông tin khách hàng, sản phẩm. Ngoài các trạng thái trên, đều không được phép chỉnh sửa thông tin.

• Nếu đơn hàng đã được kết nối với đơn vị vận chuyển thì cũng sẽ không thể thay đổi được thông tin.

• Chỉ những đơn hàng ở trạng thái Nháp hoặc Đơn Mới mới có thể xóa.

2. Tạo yêu cầu thanh toán

Lệnh yêu cầu thanh toán được tạo ra khi khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua Webview hoặc được nhân viên Sale tạo yêu cầu với mục đích để bộ phận kế toán xác nhận số tiền thanh toán.

Tại pop-up đơn hàng. Sau khi đã hoàn chỉnh thông tin và lưu đơn hàng trên hệ thống, bạn chuyển sang tab Thanh Toán để bắt đầu thao tác.

Ở đây chúng ta sẽ chia ra hai trường hợp:

• Trường hợp 1: Khách hàng chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản qua Webview, sau khi upload hình ảnh chuyển khoản thành công và bấm xác nhận thanh toán, một phiếu yêu cầu xác nhận thanh toán được tự động thêm và hiển thị ở mục thanh toán. Lúc này nhân viên kế toán được phân quyền sẽ đối soát và bấm xác nhận thanh toán khi nhận được tiền, hoàn tất quá trình đơn hàng.

Ở bên ngoài danh sách đơn hàng sẽ cập nhập trạng thái thanh toán và đi kèm với hình ảnh chuyển khoản khách hàng tải lên. Tương tự với hình thức chuyển khoản bằng COD.

• Trường hợp 2: Nhân viên tự tạo phiếu xác nhận thanh toán khi nhận được chuyển khoản từ khách hàng. Chọn cổng thanh toán, chỉnh sửa nội dung thanh toán và bấm khởi tạo. Lúc này sẽ có thêm trường tên nhân viên khởi tạo và nội dung, phiếu sẽ trong trạng thái chờ phê duyệt từ kế toán.

3. Kết nối đơn vị vận chuyển

Thao tác trên đơn hàng cho phép nhà bán lựa chọn các đơn vị vận chuyển và chi tiết về khung thời gian giao hàng. Bấm vào mục vận chuyển sẽ hiển thị những đơn vị đã kết nối trong cấu hình vận chuyển như sau:

Những đơn hàng cần đổi trạng thái sang Lên Đơn mới có thể đẩy sang đơn vị vận chuyển, sau khi đẩy đơn thành công ĐVVC sẽ nhận được yêu cầu đơn hàng và tiến hành giao vận đơn.

Nhà bán hàng chỉ có thể chỉnh sửa ngày gửi để ĐVVC tiến hành qua lấy hàng khi ở trong trạng thái này.

4. In Phiếu giao vận đơn

Trong mục thao tác đơn hàng, để in phiếu giao vận tiến hành đóng gói, nhà bán hàng lựa chọn mục In Phiếu trên đơn hàng.

Mục mẫu in đã có sẵn Form của từng đơn vị vận chuyển, khách hàng chỉ cần lựa chọn mẫu in phù hợp. Thông tin của khách hàng có thể tùy ý ẩn số điện thoại trên mẫu in.

5. Phản hồi khách hàng thủ công

Thông báo thông tin về đơn hàng cũng như cập nhập trạng thái vận chuyển đơn cho khách hàng là một khâu cần thiết để gia tăng sự chuyên nghiệp cũng như giảm bớt thời gian nhân viên phải tương tác trả lời thông tin với khách hàng trên Messenger.

Hệ thống Automation cho phép tự động gửi tin nhắn thông báo và cập nhập trạng thái vận chuyển mà không cần đến tương tác của nhân viên. Tuy nhiên tùy vào bối cảnh cuộc trò chuyện mà nhân viên có thể lựa chọn kịch bản phù hợp để gửi luôn cho khách hàng.

Ở mục Phản hồi lựa chọn phản hồi thủ công, hệ thống sẽ lựa chọn các kịch bản được setup sẵn trong Automation để nhà bán hàng lựa chọn phù hợp.

6. Lịch sử đơn hàng

Một đơn hàng được thực hiện thành công đều phải trải qua rất nhiều khâu trung gian. Vì vậy, việc lưu lại lịch sử của mỗi đơn hàng là vô cùng quan trọng để Nhà bán hàng có thể theo dõi và đánh giá. Hệ thống hỗ trợ Nhà bán hàng lưu lại lịch sử thao tác của mỗi đơn hàng như sau:

Tại Pop-up đơn hàng. Sau khi đã hoàn chỉnh thông tin và lưu đơn hàng trên hệ thống, bạn chuyển sang tab Lịch sử để bắt đầu theo dõi lịch sử thao tác của đơn hàng đó.

Hệ thống sẽ lưu lại lịch sử thao tác của đơn hàng theo những thông tin sau:

• Thời gian thực hiện thao tác.

• Nội dung hành động thao tác.

• Nhân viên thực hiện thao tác.

Như vậy, Nhà bán hàng đã có thể theo dõi chi tiết những hành động đã được thực hiện với đơn hàng, được thực hiện bởi ai và vào lúc nào. Nhằm theo dõi chất lượng công việc cũng như đưa ra những điều chỉnh kịp thời.

7. Sao chép/ Xóa đơn hàng

Để sao chép hoặc xóa đơn hàng, người dùng chọn nút ở góc phải trên cùng của đơn hàng.

Lưu ý: Đơn hàng sau khi sao chép thành công sẽ được đưa về trạng thái đơn mới nhưng đã có đầy đủ thông tin như đơn hàng gốc cùng với ghi chú sao chép từ đơn hàng gốc.