Dashboard - Quản lý tác vụ
Tổng quan
Màn hình "Quản lý tác vụ" là nơi tập trung quản lý toàn bộ các hoạt động chăm sóc khách hàng. Tại đây, người dùng có thể tạo mới, theo dõi, cập nhật và xử lý các tác vụ liên quan đến chăm sóc khách hàng nhằm tối ưu hóa dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thêm mới tác vụ
Bạn có thể thêm mới tác vụ bằng cách thực hiện các thao tác sau:
Trong màn hình Auto Task, ở góc trên bên phải, chọn Thêm mới.
Hệ thống sẽ hiển thị popup Thêm mới tác vụ như hình dưới.
Tab thông tin
(1): Nhập tên tác vụ
(2): Tag giúp phân loại tác vụ
(3): Các chuỗi hành động
(4): Thông tin khách hàng
(5): Chi nhánh
(6): Link cuộc hội thoại được gắn từ livechat Smax.AI
(7): Nguồn đơn. Ví dụ: Fanpage, Shopee, LadiPage,...
(8): Vai trò
Để tạo một task mới:
Bước 1
Trên tab “Thông tin”, nhấn vào nút "+thêm chuỗi hành động"
Hệ thống sẽ mở ra một form popup như hình dưới đây.
Tại đây, bạn hãy chọn một chuỗi hành động.
Bước 2: Nhập thông tin khách hàng
Bước 3: Gán vai trò cho nhân sự phụ trách
Bước 4: Gán tag
Tab Đơn hàng & Sản phẩm
Tab “Đơn hàng & Sản phẩm” là nơi bạn lựa chọn và cấu hình các sản phẩm hoặc combo sản phẩm đi kèm trong tác vụ.
Các loại sản phẩm đang được hỗ trợ:
Sản phẩm
Combo
Sản phẩm ảo
Sau khi nhập đầy đủ thông tin 2 tab trên, nhấn nút "Xác nhận" để lưu tác vụ lại.
Thao tác
Sau khi một tác vụ đã được tạo, người dùng hoàn toàn có thể quản lý tác vụ bằng các thao tác như chỉnh sửa nội dung, sao chép ID, tạo bản sao (nhân bản) hoặc xóa nếu không còn cần thiết.
Click vào một tác vụ, hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc bên phải màn hình.
Khi đó, màn hình hiển thị các tùy chọn hành động như hình dưới đây.
Tạo đơn hàng cho task
Truy cập vào một task đã có sản phẩm, vào tab "Đơn hàng & Sản phẩm", nhấn nút "Tạo đơn hàng cho task"
Xem đơn hàng đã tạo bằng cách: ấn nút "Xem đơn hàng đã tạo"
Xem lịch sử chỉnh sửa task
Click vào một tác vụ chi tiết, nhấn tab "Lịch sử":
Bạn có thể lọc lịch sử chỉnh sửa theo các tiêu chí sau:
(1): Nơi chỉnh sửa: tab "đơn hàng & sản phẩm" hoặc "thông tin"
(2): Nhân sự thực hiện
(3): Ngày thao tác chỉnh sửa
Chế độ xem
Thêm chế độ xem
Trên thanh công cụ nhấn nút dấu "+" để thêm chế độ xem
Đối với "Tất cả chế độ xem" có bộ lọc tìm kiếm chế độ xem khác
Đối với Chế độ xem cụ thể có bộ lọc như hình sau:
(1): Cài đặt chế độ xem
Cho phép chỉnh sửa: Bật để cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung, tắt để giới hạn quyền chỉ xem
Phạm vi hiển thị: Lựa chọn phạm vi được dùng được xem dữ liệu
Cá nhân: chỉ người tạo hoặc người chỉ định mới được xem nội dung
Chi nhánh: tất cả những người thuộc chi nhánh (ví dụ: chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Hồ Chí Minh,...) sẽ được xem dữ liệu
Vai trò: những người có cùng vai trò (ví dụ: telesale, creator,...) sẽ được hiển thị dữ liệu
Tất cả: toàn bộ hệ thống có thể xem
(2): Đổi tên chế độ xem
(3): Sao chép chế độ xem
(4): Xóa chế độ xem
Thêm điều kiện lọc cho từng chế độ xem
Bộ lọc nâng cao là công cụ hỗ trợ người dùng lọc nhanh và chính xác các bản ghi trong hệ thống theo nhiều điều kiện khác nhau.
Ấn vào biểu tượng lọc, sẽ hiện giao diện như hình dưới đây:
Trạng thái hành động: Bạn có thể lọc ra các bản ghi đang ở trạng thái như: hành động đã trễ, hành động hẹn giờ, hành động hoàn thành.
Từng chỉnh sửa deadline: Lọc ra các bản ghi mà deadline đã từng bị thay đổi.
Ngày tạo: Lọc dữ liệu theo ngày khởi tạo task
Ngày cập nhật: Lọc thời gian cập nhật cuối của bản ghi
Hành động: Lọc theo tên hành động cụ thể
Kết quả: Lọc theo kết quả của hành động
Tác vụ chưa được gắn vai trò: Lọc các tác vụ chưa có người phụ trách
FB ADs ID: Lọc theo mã quảng cáo Facebook
UTM Source/ Campaign/ Medium: Lọc theo các tham số UTM từ nguồn tracking
Nguồn dữ liệu: Có thể chọn lọc nhiều nguồn dữ liệu
Hành động & Kết quả: Lọc tổ hợp Hành động - Kết quả - Loại kết quả
Khi muốn lọc nhiều điều kiện nhấn nút "+ Thêm điều kiện"
🧠 Mẹo:
Nên lọc các trường ngày tạo/ ngày cập nhật kết hợp với trạng thái/ kết quả để có thể lọc chính xác nhất
Sử dụng tổ hợp "Hành động & Kết quả" nếu muốn lọc theo điều kiện cụ thể
Ẩn chuỗi đã đóng
Hệ thống sẽ không hiển thị những tác vụ chứa chuỗi đã bị đóng.
Chức năng này hiển thị theo từng chế độ xem khác nhau
Tùy chỉnh bảng
(1) Ẩn/Hiện cột trong bảng Bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn các cột tương ứng với các thuộc tính của Tác vụ (tác vụ, chuỗi chăm sóc, khách hàng,..). Mặc định, tất cả các thuộc tính đều được chọn hiển thị.
(2) Sắp xếp vị trí cột Kéo thả để thay đổi thứ tự các cột đang hiển thị (từ trái sang phải). Sau khi điều chỉnh, nhấn Lưu để cập nhật Tác vụ theo các thuộc tính và vị trí đã chọn.
Tìm kiếm
Đây là công cụ giúp người dùng truy xuất thông tin cần tìm. Tìm kiếm theo các trường sau:
Tên task vụ
Mã task vụ
Tên khách hàng
Số điện thoại khách hàng
Bộ lọc
Thanh bên trên màn hình, bộ lọc như hình dưới đây:
Taị đây người dùng có thể lọc theo các điều kiện khác nhau:
Chi nhánh
Vai trò
Thành viên
Chọn tag
Thời gian
30 ngày trước
15 ngày trước
7 ngày trước
Hôm nay
Ngừng nhận số
Tại góc bên phải màn hình, nhấn biểu tượng thông báo sẽ hiện giao diện như hình dưới đây:
Ngừng nhận số: tính năng giúp bạn tạm thời dừng nhận tác vụ mà hệ thống phân công cho bạn. Khi bật tính năng này, bạn sẽ không được hệ thống chia số cho đến khi hết thời gian tạm ngừng hoặc bạn tự bật trở lại.
Các mốc thời gian tạm ngừng nhận số:
Trong 15 phút: hệ thống ngừng chia số trong 15 phút
Trong 1 giờ: hệ thống ngừng chia số trong 1 giờ
Trong 8 giờ: hệ thông ngừng chia số trong 8 giờ
Trong 24 giờ: hệ thống ngừng chia số trong 24 giờ
Đến khi tôi bật lại: hệ thống ngừng chia số đến khi bạn bật lại
Quay số nhanh
Tính năng Quay số nhanh cho phép người dùng gọi điện trực tiếp cho khách hàng hoặc đối tác ngay trên hệ thống mà không cần sử dụng điện thoại di động hoặc ứng dụng ngoài.
Giao diện như hình dưới đây:
Để thao tác gọi điện, thực hiện các bước sau:
Kết nối đầu số: hãy đảm bảo rằng bạn đã kết nối đầu số ở module "SMS-OTT-Call". Chi tiết các bước kết nối ở link sau: https://tailieu.smax.app/tai-lieu-huong-dan-smax.app/su-dung-smax.app/sms-ott-call/ket-noi-connect-platform
Bấm đề chọn đầu số bạn muốn kết nối. Hãy đảm bảo rằng bạn đã được phân quyền cho đầu số trong module "SMS-OTT-Call".
Nhập số điện thoại và gọi
Xem lịch sử cuộc gọi
Hệ thống hiển thị tất cả các cuộc gọi của đầu số được chọn
Thao tác với nhiều bản ghi
Bỏ nhân sự phụ trách
Bước 1: Chọn tác vụ cần bỏ nhân sự
Bước 2: Trên thanh thao tác hàng loạt mở tính năng "Bỏ nhân sự phụ trách"
Bước 3: Chọn vai trò cần loại bỏ
Bước 4: Lưu thay đổi
Chia tác vụ
Nhấn vào biểu tượng ở góc trên bên trái màn hình:
Giao diện hiển thị như hình dưới đây:
Vai trò: chọn vai trò muốn gắn cho các đơn hàng, hệ thống sẽ kiểm tra tổng số đơn chưa được gắn vai trò đó để bạn biết.
Chi nhánh: hệ thống sẽ lọc ra các đơn hàng tại chi nhánh đó chưa được gắn vai trò.
Thời gian tạo: hệ thống sẽ lọc ra các đơn hàng tại chi nhánh đó chưa được gắn vai trò.
Số tác vụ: tổng số lượng tác vụ chia cho các thành viên
Nút reload: làm mới lại trang
Last updated
Was this helpful?