Tạo đơn và đồng bộ đơn hàng

1. Tạo đơn hàng

• Trên màn hình Đơn hàng, chọn biểu tượng Tạo đơn.

• Pop-up tạo đơn hàng sẽ hiển thị ra với giao diện như sau:

Để hoàn tất việc tạo đơn hàng, người dùng cần điền các thông tin sau:

• Trạng thái đơn hàng: Mặc định là Đơn mới, nếu muốn thay đổi trạng thái khác thì bạn có thể bấm và chọn sang trạng thái khác.

  
• Thẻ tag: Tag phân loại dành cho đơn hàng

• Vai trò trên đơn hàng: vai trò của người tạo đơn, marketing,... được gắn cho đơn hàng để phân loại theo nhân viên

• Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ, nếu khách hàng đã lưu trong hệ thống, có thể tìm kiếm theo tên, số điện thoại hoặc mã khách hàng. Nếu khách hàng đã lưu thay đổi thông tin, bạn có thể nhập thông tin mới và bấm cập nhật để hệ thống lưu lại thông tin mới của khách.

  
• Sản phẩm

  • Kho hàng: Đơn hàng sẽ tự động chọn kho mặc định và người dùng có thể lựa chọn, cập nhật kho hàng khác cho đơn hàng của mình.

  • Thêm sản phẩm: tìm kiếm sản phẩm theo tên, mã SKU để thêm sản phẩm vào giỏ hàng

    
  • Thêm Combo: thêm các combo được cấu hình sẵn vào trong giỏ hàng

    
  • Thêm sản phẩm ảo:

    
• Chi nhánh: là phần thông tin mặc định khi tạo đơn hàng, hỗ trợ cho người dùng dễ dàng phân biệt được đơn hàng đến từ chi nhánh/ cơ sở nào trong hệ thống của mình

  
• Ghi chú cho nội bộ hoặc cho bên vận chuyển (nếu có).

  
• Khuyến mãi hoặc Coupon: là các mã voucher/coupon hoặc là số tiền giảm trực tiếp trên đơn hàng

  
• Nguồn đơn hàng: Nếu đơn hàng được tự động đổ về từ các kênh bán như Facebook, sàn TMĐT, ... đơn sẽ tự chọn nguồn.

  
• Phí vận chuyển: phí vận chuyển thu của khách hàng

• Phí phụ thu ( VAT): phần phí thu thêm của khách

Thao tác tạo đơn hàng

2. Đồng bộ đơn hàng

• Trên màn hình Đơn hàng, bấm chọn biểu tượng Đồng bộ đơn hàng từ Ecom

• Màn hình hiển thị popup Đồng bộ đơn hàng từ Ecom

Các bước thao tác đồng bộ:

• Chọn kết nối đã được tích hợp vào SmaxApp

• Chọn ngày tạo đơn hàng: là ngày tạo đơn phía nền tảng được đồng bộ về SmaxApp, hệ thống sẽ quét toàn bộ đơn hàng trong khoảng thời gian đã chọn để đồng bộ về SmaxApp.

• Tự động ghi đè đơn: hỗ trợ không đồng bộ trùng các đơn mà sẽ ghi đè thông tin lên đơn đã có, để tránh sau này khi đồng bộ đơn về có thể bị duplicate đơn hàng có trùng thông tin.

3. Tạo đơn hàng từ Excel

• Trên màn hình Đơn hàng, chọn chọn biểu tượng Nhập từ Excel

• Màn hình hiển thị popup Tạo đơn hàng từ Excel

3.1. Tiêu chuẩn

Nhập thông tin Excel dạng tiêu chuẩn là upload những thông tin cơ bản trên một đơn hàng cần có. Người dùng sẽ được yêu cầu upload các trường thông tin sau trên đơn hàng:

• Mã đơn hàng: (Có thể nhập hoặc không)

  • Nếu có mã sẽ kiểm tra đã tồn tại trên hệ thống không. Nếu chưa có sẽ thêm mới và nếu đã có thì sẽ cập nhật trong trường hợp tích chọn ghi đè nếu đã tồn tại

  • Trường hợp muốn nhập nhiều sản phẩm cho 1 đơn hàng thì mỗi dòng trên excel sẽ tương ứng với 1 sản phẩm trong giỏ hàng, Để làm được vậy yêu cầu các dòng này có chung Mã đơn hàng

• Trạng thái: Tên trạng thái của đơn hàng

• Mã sản phẩm: Yêu cầu trên đơn hàng phải có trường mã sản phẩm này. Trường hợp nếu mã đã có không khớp với hệ thống sẽ bỏ qua và coi là 1 sản phẩm ảo

• Tên sản phẩm

• Kho hàng

  • Kho hàng phải có tên trùng với tên kho hàng trên hệ thống.

  • Trong trường hợp tên kho hàng trong file không trùng với tên kho hàng trên hệ thống, vui lòng chọn lại kho hàng.

• Chi nhánh: Tên chi nhánh, mặc định nếu không điền thì sẽ lấy chi nhánh mặc định đã cài đặt trên hệ thống

• Khách hàng

  • Nếu không có tên khách hàng thì bắt buộc phải có số điện thoại

  • Nếu không có số điện thoại thì bắt buộc phải có tên khách hàng

3.2. Nâng cao

Cũng giống như dạng nhập excel Tiêu chuẩn, dạng Nâng cao sẽ yêu cầu người dùng điền các thông tin bắt buộc giống như dạng Tiêu chuẩn. Tuy nhiên sẽ có thêm các trường dữ liệu nâng cao đã được cập nhật thêm, ví dụ như:

• Nguồn đơn: người dùng có thể định danh chính xác nguồn của đơn hàng

  • NHANHVN

  • SHOPEE

  • LAZADA

  • TIKTOK_SHOP

  • TIKI

  • SAPO

  • PANCAKE

  • KIOTVIET

  • HARAVAN

  • ZALO

  • ZALO_OA

  • PANCAKE_POS

  • SHOPIFY

  • LADIPAGE

  • WEBVIEW

  • WEBSITE

• ID nền tảng đơn hàng

• User ID nền tảng: Shopee Customer ID, Tiktokshop Customer ID, Other Customer ID,...

• Chi nhánh/ Phòng ban/ Đội nhóm

• Ngày tạo đơn

Lưu ý: - Các cột tiêu đề trên file excel nên để trùng với các trường ở bên Ánh xạ thuộc tính thì khi upload file, hệ thống sẽ tự động map dữ liệu trên file excel với các thuộc tính của SmaxApp mà không cần phải lựa chọn.