Đối soát

Đối soát trong quản lý bán hàng là quá trình kiểm tra và so sánh các dữ liệu bán hàng, thanh toán, và giao dịch tài chính nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khớp đúng giữa các bên liên quan. Quá trình này giúp phát hiện và xử lý các sai sót, gian lận hoặc chênh lệch có thể xảy ra trong quá trình bán hàng và thanh toán.

1. Đối soát

1.1. Đối soát COD

Đối soát COD (Cash on Delivery) là quá trình kiểm tra, xác nhận và đối chiếu các giao dịch thanh toán khi khách hàng thanh toán tiền mặt khi nhận hàng.

Lưu ý:

• Hệ thống sẽ tìm các đơn hàng có trạng thái Đã gửi hàng, Đã nhận có mã vận đơn và COD khớp với dữ liệu để đối soát

• Tự động đánh dấu vận đơn Đã đối soát

• Tự động chuyển sang trạng thái Đã nhận cho đơn hàng

Các bước để đối soát COD trên SmaxApp sẽ thao tác như sau:

• Trền màn hình, bấm chọn vào Đối soát COD

• Màn hình hiển thị pop-up Đối soát COD, nhập thông tin để tạo phiếu đôi soát, bao gồm: tên phiếu, ngày đối soát và đơn hàng sẽ đối soát

• Có 2 hình thức thêm đơn hàng sẽ đối soát:

  • Nhập tay:

    • Điền mã vận đơn của đơn hàng

    • Nhập số tiền COD nhận được từ bên vận chuyển

    
  • Tải file:

    • Tải file mẫu có trên màn hình

    • Chỉnh sửa thông tin theo file mẫu để upload lên hệ thống

    • Sau đó tải file lên

    
• Hệ thống kiểm tra xem số tiền đã nhận được từ file/ nhập tay có trùng với đơn hàng trên hệ thống hay không

  • Nếu trùng khớp hệ thống sẽ hiển thị tick V

  • Nếu sai hệ thống sẽ báo lỗi: COD không khớp/ Không tìm thấy mã vận đơn

  

• Sau khi đối soát COD xong, hệ thống sẽ hiển thị bản ghi cho việc đối soát COD. Trên bản ghi đó sẽ thông báo những đơn đối soát COD thành công và những đơn đối soát COD thất bại.

  

Đơn hàng sau khi đối soát COD, sẽ được đánh dấu Đã đối soát COD giống như hình ảnh bên dưới:

1.2. Đối soát hoàn 1 phần

Đối soát hoàn 1 phần là quá trình kiểm tra và xác nhận các giao dịch hoàn tiền chỉ cho một phần giá trị của đơn hàng thay vì toàn bộ. Quá trình này thường diễn ra khi khách hàng yêu cầu trả lại một phần sản phẩm hoặc khi có sự điều chỉnh giá (như áp dụng chiết khấu hoặc khuyến mãi sau khi mua hàng).

Lưu ý:

• Điều kiện đối soát hoàn 1 phần:

  • Đơn hàng đã chọn sản phẩm trả hàng & đã hoàn về kho hàng

  • Hệ thống sẽ tìm các đơn hàng có trạng thái Đã gửi hàng, Đã nhận, Đã hoàn để đối soát hoàn

• Sau khi đối soát thành công:

  • Giữ nguyên trạng thái hiện tại và không thay đổi

  • Đơn hàng sẽ khóa và không cho phép trả hàng & sửa đơn hàng

  • Tự động đánh dấu vận đơn Đã đối soát hoàn 1 phần

Để đối soát hoàn 1 phần, người dùng thao tác như sau:

Các buóc thao tác hoàn 1 phần

• Bước 1: Truy cập vào đơn hàng cần đối soát hoàn 1 phần và thao tác trả hàng cho sản phẩm bị hoàn về.

• Bước 2: Truy cập vào vào mục Đối soát > Chọn Đối soát hoàn 1 phần.

Cũng giống như đối soát COD, người dùng có thể sử dụng 2 hình thức đối soát là Nhập tay và Tải file.

• Để đối soát hoàn 1 phần, người dùng chỉ cần nhập Mã vận đơn để hệ thống tra soát lại thông tin đơn hàng.

• Trường hợp chưa thao tác trả hàng hệ thống sẽ báo lỗi như sau:

  
• Trường hợp người dùng bấm trả hàng, sau đó mới thao tác đối soát thì sẽ được kết quả như sau:

  
• Sau khi đối soát thành công, hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các đơn hàng đối soát hoàn 1 phần thành công, và đối soát hoàn 1 phần thất bại như sau:

Đơn hàng sau khi đối soát hoàn 1 phần, sẽ được đánh dấu Đã đối soát hoàn 1 phần giống như hình ảnh bên dưới:

1.3. Đối soát hoàn cả đơn

Đối soát hoàn cả đơn là quá trình kiểm tra và xác nhận các giao dịch hoàn tiền toàn bộ giá trị của một đơn hàng. Quá trình này thường xảy ra khi khách hàng trả lại toàn bộ sản phẩm trong đơn hàng hoặc khi đơn hàng bị hủy và cần hoàn tiền cho khách hàng.

Lưu ý:

• Điều kiện đối soát hoàn cả phần:

  • Đơn hàng chưa đối soát COD & chưa đối soát hoàn 1 phần & chưa trả hàng

  • Hệ thống sẽ tìm các đơn hàng có trạng thái Đã gửi hàng, Đã nhận, Đã hoàn để đối soát hoàn

• Sau khi đối soát thành công:

  • Tự động chuyển sang trạng thái Đã hoàn

  • Đơn hàng sẽ khóa hoàn toàn và chỉ có thể xem

  • Tự động hoàn toàn bộ giỏ hàng về kho & tính lại tổng tiền đơn hàng

  • Tự động đánh dấu vận đơn Đã đối soát hoàn

Để thao tác đối soát hoàn cả đơn, người dùng thao tác như sau:

• Với đối soát hoàn, người dùng chỉ cần có thông tin về Mã vận đơn, không yêu cầu thao tác trả hàng trong đơn hàng giống như đối soát hoàn 1 phần. Số lượng ản phẩm trong đơn sau khi được đối soát hoàn cả đơn, sẽ được tự động hoàn lại kho.

• Sau khi đối soát thành công, hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các đơn hàng đối soát hoàn thành công, và đối soát hoàn thất bại như sau:

Đơn hàng sau khi đối soát hoàn cả đơn, sẽ được đánh dấu Đối soát hoàn giống như hình ảnh bên dưới: